Proceso de digitalización

Digitalización de documentos

Digitalización de documentos

OBJETIVO

Realizar la desmaterialización de documentos en soporte papel, mediante un proceso tecnológico que permite, la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital, con sus respectivos atributos, metadatos o índices, que nos permitirán su recuperación posterior.

Etapas del proceso

  • Recepción de información a digitalizar: Se realizará la recepción de la documentación mediante inventario, el cual irá acompañado de acta firmada por los funcionarios encargados por cada una de las partes.
  • Alistamiento de la documentación: Este proceso se realizará de acuerdo a las instrucciones y procedimientos definidos por el cliente y especialmente por los dueños de la información para tener en cuenta todos los criterios tales como: Documentos no digitalizables, clasificación y ordenación, retiro de objetos metálicos y en fin todas aquellos requerimientos solicitados por el cliente.
  • Bases de datos: Partiendo del inventario documental se crearán las respectivas bases de datos con las cuales se indexará, previa clasificación de acuerdo a la edad de los documentos, para definir la disposición final de la documentación, así: menor a 3 años Digitalización, entre 3 y 10 años Conservación y mayor a 10 años Eliminación, esta última disposición que será validad por cada una de las áreas dueñas de la información.
  • Digitalización o Captura del Documento a través del escáner: Se colocarán los documentos para su alimentación automática de acuerdo a la capacidad del escáner, verificando que cada uno ha sido escaneado de forma correcta, esto será posible a alta velocidad debido a la tecnología empleada de software y hardware que nos garantizan imágenes de alta calidad y confiabilidad por los procesos de mejoramiento automático de imagen y de ultra sonido con la que cuentan en el proceso de alimentación para detectar ingreso dobles de papel, enderezamiento automático de imagen, corrección de contrastes, eliminación de bordes, y corrección de dobleces e imperfecciones del documento original.
  • Verificación de contenido: Se debe verificar la legibilidad de las imágenes y su contenido, borrando las imágenes en blanco, y corregido de imágenes irregulares o con bordes negros, proceso que hace automáticamente el software de digitalización.

Control de calidad

  • Control de calidad al alistamiento: Se debe revisar minuciosamente el resultado de la anterior etapa a través de lista de chequeo y verificación del cumplimiento de los estándares implementados al inició del proyecto con el cliente.

    Indexación

  • Captura de la meta data que identificará cada carpeta: Para la identificación de las Imágenes, se tomará la información previamente capturada del inventario y consignada en las bases de datos, hasta por 5 índices, con un máximo 30 de caracteres por campo.
  • Protocolo de Digitalización con fines probatorios

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